Διαδικασία ελέγχου στοιχείων πωλήσεων

Σκοπός του κειμένου

Αυτό το κείμενο αποσκοπεί στο να οριστεί μια μεθοδολογία ελέγχων στοιχείων πωλήσεων, από το σημείο που δημιουργούνται οι κινήσεις (ταμείο) μέχρι το τελικό σημείο ελέγχου (πχ Backoffice).

Η ροή των πληροφοριών, από το ταμείο έως και το Backoffice, όπως και τα στοιχεία και οι διαδικασίες που αντιστοιχούν σε κάθε στάδιο, φαίνονται στο παρακάτω διάγραμμα:

Ο έλεγχος των στοιχείων πωλήσεων, εξαρτάται από την τοπολογία της εγκατάστασης, και μπορεί να χωριστεί σε λογικά βήματα, όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα:

Βήμα 1. Έλεγχος Ζ έναντι πωλήσεων

Απαραίτητο βήμα στη διαδικασία ελέγχου είναι η αντιπαράθεση του Ζ με τις πωλήσεις. Σε περίπτωση όπου ο έλεγχος γίνεται στο σημείο έκδοσης των παραστατικών, μπορεί να γίνει άμεσα. Στην περίπτωση όμως που ο έλεγχος γίνεται σε σημείο όπου οι εγγραφές μεταφέρονται μέσω δικτύου, θα πρέπει να εκτελείται έχοντας αφήσει επαρκές χρονικό διάστημα, έτσι ώστε να ολοκληρωθεί η μεταφορά.

1.1 Περιεχόμενα Ζ

Οι κινήσεις πωλήσεων δημιουργούνται στο ταμείο, και στο τέλος της ημέρας, εκδίδεται το Ζ. Ανάλογα με την ΦΗΜ που χρησιμοποιείται, το Ζ μπορεί να είναι ταμειακής μηχανής, ΑΔΗΜΕ η Δελτίο Ημερήσιας Κίνησης. Περιλαμβάνει συγκεντρωτικά τις πωλήσεις που έχουν δημιουργηθεί, από το προηγούμενο Ζ.

Το εκτυπωμένο Ζ περιλαμβάνει συγκεντρωτικά τις πωλήσεις που έχουν δημιουργηθεί, και αναλύονται σε καθαρή αξία, αξία ΦΠΑ και συνολική αξία ανά κατηγορία ΦΠΑ. Επίσης, το Ζ καταγράφεται από το RetailStudio, και η εγγραφή που προκύπτει φαίνεται από την επιλογή Ταμείο \ Καθημερινά \ Παραστατικά Ζ.

Ανάλογα με τον τύπο ΦΗΜ του ταμείου, υπάρχουν ορισμένες διαφορές στις εγγραφές Ζ (πχ η μορφή του σειριακού αριθμού), αλλά σε κάθε περίπτωση, εμφανίζονται οι μικτές αξίες ανά κατηγορία ΦΠΑ.

1.2 Σύγκριση Ζ με στοιχεία πωλήσεων

Οι πωλήσεις του Ζ, θα πρέπει να συμφωνούν με τις αναφορές πωλήσεων, για το ίδιο ταμείο και χρονικό διάστημα, και λαμβάνοντας υπόψη μόνο παραστατικά που συμμετέχουν στο Ζ (πχ τα τιμολόγια πωλήσεων δεν συμμετέχουν στον υπολογισμό αξίας, όταν οι ΦΗΜ είναι ταμειακές μηχανές η ΑΔΗΜΕ).

Από τη σύγκριση των αξιών του Ζ με τις αντίστοιχες των αναφορών πωλήσεων, ενδεχομένως να παρατηρούνται μικροδιαφορές, λόγω του τρόπου υπολογισμού:

1. Υπολογισμός Αξιών στο Ζ: Αποφορολόγηση της συνολικής μικτής αξίας ανά κατηγορία ΦΠΑ.
2. Υπολογισμός αξιών στις αναφορές πωλήσεων: Άθροισμα των επιμέρους αποφορολογημένων μικτών αξιών.

Σε αυτό το σημείο καμία από τις  οι δύο απεικονίσεις δεν μπορεί να θεωρηθεί λανθασμένη, καθότι αφορούν τα ίδια στοιχεία, αλλά υπολογισμένα με διαφορετικό τρόπο.

Το συγκεκριμένο θέμα αναλύεται εμπεριστατωμένα στο άρθρο του iQom Wiki: https://www.iqom.gr/kb/diafores-fpa-me-z

Σημείωση: Στην περίπτωση του Δελτίου Ημερήσιας Κίνησης, υπάρχει η δυνατότητα ορισμού του υπολογισμού στοιχείων, έτσι ώστε να συμφωνεί με τις αναφορές πωλήσεων.

Βήμα 2. Έλεγχος συνολικών πωλήσεων

Εάν οι πωλήσεις πολλών ταμείων / καταστημάτων καταλήγουν σε κεντρικό σημείο ελέγχου (RetailStudio Server), τότε προτείνεται ο συγκεντρωτικός έλεγχος πωλήσεων όλων των σημείων, πχ συνολικές πωλήσεις ημέρας έναντι του αθροίσματος των πωλήσεων των επιμέρους καταστημάτων.

Ο έλεγχος μπορεί να γίνει μέσω των αναφορών πωλήσεων. Σε περίπτωση διαφορών, χρειάζεται να γίνουν επιπλέον ενέργειες, πχ έλεγχος των επικοινωνιών και εκ νέου ενημέρωση κινήσεων από τα καταστήματα.

Βήμα 3.  Έλεγχος ενδιάμεσων πινάκων Backoffice έναντι RetailStudio

Κατά κανόνα, οι κινήσεις πωλήσεων μεταφέρονται μέσω προγραμματισμένης διαδικασίας από το RetailStudio, σε ενδιάμεσους πίνακες στη βάση δεδομένων του Backoffice, και από εκεί εισάγονται στο σύστημα Backoffice.

Ο έλεγχος ότι όλα τα στοιχεία έχουν συγκεντρωθεί από To RetailStudio στους ενδιάμεσους πίνακες, γίνεται από την επιλογή: Διαχείριση \ Διασυνδέσεις \Σύνδεση MBS \ Έλεγχος Γέφυρας.

Εάν το RetailStudio συμφωνεί με τους ενδιάμεσους, τότε μπορούμε να προχωρήσουμε στην εισαγωγή των στοιχείων στο σύστημα Backoffice. Σε περίπτωση διαφορών, χρειάζεται να γίνουν επιπλέον ενέργειες, πχ διαγραφή των ημερομηνιών που έχουν τις διαφορές και εκ νέου ενημέρωση.

Βήμα 4. Έλεγχος πωλήσεων Backoffice έναντι RetailStudio

‘Όταν τα στοιχεία πωλήσεων μεταφερθούν στο Backoffice, Μπορεί να γίνει αντιπαράθεση με τα αντίστοιχα του RetailStudio (Από τις αναφορές πωλήσεων).

Σημείωση: Συχνά επιλέγουμε τα στοιχεία πωλήσεων να μεταφέρονται συγκεντρωτικά στο Backoffice. Τα παραστατικά ομαδοποιούνται με βάση ημέρα και ταμείο, αλλά δεν είναι αυτούσιο το Ζ.

Επίσης, θα πρέπει μα ληφθεί υπόψη το αν οι εγγραφές ομαδοποιούνται βάσει μετατοπισμένου εικοσιτετράωρου, πχ αν η εργάσιμη ημέρα είναι ορισμένη 03:00 – 02:59 αντί του κανονικού 00:00 – 23:59.

4.1 Μεταφορά Ζ στο Backoffice

Σε περίπτωση όπου το Ζ μεταφέρεται αυτούσιο στο Backoffice, αυτό γίνεται ανεξάρτητα με το αν μεταφέρονται και τα στοιχεία πωλήσεων. Εξακολουθεί να ισχύει το ότι το Ζ του Backoffice πρέπει να συμφωνεί με τα εκτυπωμένα Ζ και τα Ζ του RetailStudio, και παράλληλα τα στοιχεία πωλήσεων του Backoffice να συμφωνούν με τις αναφορές πωλήσεων του RetailStudio.

Σημείωση: Εάν η αντιπαράθεση των στοιχείων πωλήσεων του Backoffice γίνει με τα εκτυπωμένα Ζ, τότε και πάλι ισχύει το ότι πιθανόν να εμφανίζονται μικροδιαφορές (όπως αναφέραμε στον έλεγχο Ζ έναντι πωλήσεων).

Βήμα 5. Έλεγχος Ζ / πωλήσεων έναντι ΑΑΔΕ

Με το Esend, οι πωλήσεις μεταφέρονται στην ΑΑΔΕ αναλυτικά. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα, να συμφωνούν με τις αναφορές πωλήσεων (του RetailStudio η του Backoffice), ενώ πιθανόν να παρουσιάζονται μικροδιαφορές με τα αντίστοιχα στοιχεία των Ζ. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση της σύγκρισης με το Δελτίο Ημερήσιας Κίνησης, εάν έχουμε επιλέξει τον υπολογισμό από καθαρή αξία.