Τι ισχύει με την νέα ΠΟΛ 1024 / 2020

Υποχρεωτική εκτύπωση QR Code

Σύμφωνα με τις τελευταίες οδηγίες όπως αυτές ορίζονται στην ΠΟΛ.1024/2020, ο γραμμωτός κώδικας barcode αντικαθίσταται από δισδιάστατο γραμμωτό κώδικα QR Code. Ο νέος αυτός δισδιάστατος κώδικας θα πρέπει να τυπώνεται στο τέλος του παραστατικού εφόσον χρησιμοποιείται εκτυπωτής με ρολό χαρτί, ώστε να μην τυπώνεται οτιδήποτε αριστερά ή δεξιά του και η εκτύπωση του είναι υποχρεωτική. Στις περιπτώσεις χρήσης άλλου τύπου χαρτιού (πχ Α4) δεν υφίσταται περιορισμός στη θέση της εκτύπωσης. Εξαιρούνται της υποχρέωσης εκτύπωσης QR Code μόνο τα συστήματα που χρησιμοποιούν αποδεδειγμένα εκτυπωτή χωρίς δυνατότητα τύπωσης γραφικών.

Ο QR Code παράγεται από το RetailStudio εφόσον χρησιμοποιείται ΕΑΦΔΣΣ με χρήση δικού μας πρωτοκόλλου επικοινωνίας. Αντίστοιχα οι ΑΔΗΜΕ και ΦΤΜ αναλαμβάνουν την παραγωγή και εκτύπωση του σύμφωνα με τις διατάξεις.

Όταν ο QR Code θα διαβάζεται από QR Code reader (από κινητό, tablet, HY) θα παραπέμπει στο σχετικό link της ΑΑΔΕ όπου ο λήπτης του παραστατικού θα μπορεί να διαπιστώσει τη γνησιότητα του, λαμβάνοντας πληροφότηση σχετικά με τον Κωδικό του ΦΗΜ, το ΑΦΜ στο οποίο αυτή ανήκει και εάν το παραστατικό έχει διαβιβαστεί ηλεκτρονικά.

Αποστολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ και ορισμός περιοδικότητα της

Όλες οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ΦΗΜ είναι υποχρεωμένες να διαβιβάζουν στην ΑΑΔΕ τα ημερήσια αρχεία παραστατικών των ΦΗΜ τους. Τα αρχεία αυτά (s.txt) περιλαμβάνουν τις ημερήσιες πωλήσεις που προέρχονται από τα αρχεία παραστατικών που εκδόθηκαν και σημάνθηκαν (e.txt) από την τελευταία έκδοση Ζ και μετά.

Επιπλέον, ορίζεται η εντός της ίδιας ημέρας αποστολή των αρχείων πωλήσεων, πριν την έκδοση Ζ του ΦΗΜ και την οριστική παραγωγή και αποστολή του s.txt, με προσωρινό αρχείο s.tmp σε χρόνο που αποφασίζει και διαβιβάζει στον ΦΗΜ η ΑΑΔΕ. Η περιοδικότητα της αποστολής προσωρινού αρχείου πωλήσεων δεν είναι προκαθορισμένη, αλλά θα ορίζεται από την ΑΑΔΕ με κριτήριο τον κλάδο της επιχείρησης στην οποία ανήκει ο ΦΗΜ, με βάση τον Κωδικό Αριθμό Δραστηριότητας της (ΚΑΔ).

Προθεσμία αναβάθμισης ΦΗΜ (ΕΑΦΔΣΣ, ΦΤΜ & ΑΔΗΜΕ)

Σύμφωνα με την απόφαση Α1102/2020, όλοι οι ΦΗΜ (ΕΑΦΔΣΣ, ΦΤΜ & ΑΔΗΜΕ) θα πρέπει να αναβαθμιστούν μέχρι τις 31/10/2020. Δεν εξαιρούνται της παραπάνω υποχρέωσης οι ΦΗΜ που είναι σε αδράνεια ή δεν χρησιμοποιούνται από την επιχείρηση. Σε περίπτωση που ο ιδιοκτήτης του ΦΗΜ δεν επιθυμεί την αναβάθμιση του ή αυτός δεν επιδέχεται αναβάθμισης, θα πρέπει να αποσυρθεί έως τις 31/10/2020 κατά την απόφαση Α1100/2020.

Η αναβάθμιση του ΦΗΜ δεν συνεπάγεται και την υποχρεωτική έναρξη αποστολής δεδομένων προς την ΑΑΔΕ. Η έναρξη αποστολής των αρχείων πωλήσεων των ΦΗΜ στην πλατφόρμα ESend της ΑΑΔΕ, ξεκινάει στις 1/11/2020 (απόφαση Α1138/2020). Μέχρι τότε θα μπορεί να γίνεται προαιρετική αποστολή των αρχείων ως περίοδος προσαρμογής.

Τι θα πρέπει να αλλάξει στη Μηχανογράφηση μου μέχρι τις 31/10/2020

Αναβάθμιση ΦΗΜ με κατάλληλο firmware

Εφόσον ο ΦΗΜ που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση δεν βρίσκεται στη λίστα απόσυρσης της Α. 1011 /16-01-2020, θα πρέπει να έχει ενημερωμένο firmware ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί σε όλες της απαιτήσεις της ΠΟΛ 1024/2020. Παρακάτω ενδεικτική λίστα των minimum εκδόσεων firmware ανά μοντέλο ΦΗΜ:

Για την ενεργοποίηση του νέου firmware μετά την αναβάθμιση απαιτείται κλειδί ενεργοποίησης του από τον κατασκευαστή του ΦΗΜ, το οποίο θα πρέπει να έχει προμηθευτεί ο εξουσιοδοτημένος τεχνικός πριν κάνει τη διαδικασία για τον σειριακό της συγκεκριμένης μηχανής.

Ενημέρωση RetailStudio με την ενημερωμένη έκδοση

Το Retail Studio θα πρέπει να βρίσκεται στην έκδοση 2.06.000. Τα προαπαιτούμενα για να στηθεί το κύκλωμα eSend είναι ίδια με το RetailStudio.  Αυτό που πρέπει να διευκρινιστεί είναι πως εφόσον χρησιμοποιούμε για την έκδοση των παραστατικών λιανικής Ταμειακή Μηχανή ή ΑΔΗΜΕ, αναλαμβάνουν οι ίδιες οι μηχανές την παραγωγή και εκτύπωση του QR Code, καθώς επίσης και την αποστολή στοιχείων στην ΑΑΔΕ, εφόσον ενημερωθούν με το κατάλληλο firmware και παραμετροποιηθούν. Στην περίπτωση χρήσης ΕΑΦΔΣΣ για την σήμανση των παραστατικών, πέρα από την αναβάθμιση τους με ενημερωμένο firmware, θα πρέπει να γίνει και ρύθμιση του RetailStudio. Η παραμετροποίηση και τα σημεία που αφορούν τις αλλαγές αναλύονται παρακάτω.

• Εκτύπωση QR Code στα παραστατικά που σημαίνονται.

Για να εκτυπωθεί το απαιτούμενο από τις νέες διατάξεις QR Code στο τέλος της απόδειξης, θα πρέπει να ρυθμιστούν τα παρακάτω.

Στην παράμετρο Ret_QRCodeAADEURL (στο Διαχείριση \ Επιλογές Εγκατάστασης \ ΧΧΧ Προφίλ Ταμείου \ Γενικές Παράμετροι \ Προφίλ Εκτυπωτή \ URL ΑΑΔΕ QRCode) να είναι συμπληρωμένο το link της ΑΑΔΕ στο οποίο θα γίνεται ο έλεγχος γνησιότητας του παραστατικού (στην ενημερωμένη έκδοση του RetailStudio είναι προσυμπληρωμένο το πεδίο με το ισχύον link).

Στην παράμετρο Ret_QRCodeTemplate (στο Διαχείριση \ Επιλογές Εγκατάστασης \ ΧΧΧ Προφίλ Ταμείου \ Γενικές Παράμετροι \ Προφίλ Εκτυπωτή \ Εκτύπωση QRCode) θα πρέπει να συμπληρωθούν οι escape sequence χαρακτήρες του εκτυπωτή μας, εφόσον αυτός δεν είναι συμβατός με τους προεγκατεστημένους του EPSON (όπως πχ εκτυπωτές Epson, Posiflex, Sewoo κοκ).

• Προετοιμασία Αποστολής δεδομένων στην ΑΑΔΕ.

Για την αποστολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ (ESend), θα πρέπει να συμπληρωθούν οι παρακάτω πληροφορίες:

Στην παράμετρο HW_HasFiscalSignatureDevice (στο Διαχείριση \ Επιλογές Εγκατάστασης \ ΧΧΧ Προφίλ Ταμείου \ Hardware \ ΕΑΦΔΣΣ  ) υπάρχουν πλέον οι νέες παράμετροι στην Τιμή 4, όπου συμπληρώνεται το AES Key του μηχανισμού μας και στην Τιμή 5 όπου συμπληρώνουμε το ισχύον link για την αποστολή των αρχείων πωλήσεων (http://tam.gsis.gr/eafdss/myweb/websend.php).

Σημαντικό: Δεδομένου πως οι επιχειρήσεις δεν υποχρεούνται έως την 1/11/2020 να αποστείλουν αρχεία πωλήσεων στις πλατφόρμες ESend, εφόσον δεν επιθυμούμε την αποστολή τους, μπορούμε να μην παρέχουμε την πληροφορία του URL αποστολής δεδομένων, στον προγραμματισμό των ΑΔΗΜΕ και Ταμειακών Μηχανών ή στην Τιμή 5 της  HW_HasFiscalSignatureDevice για τους ΕΑΦΔΣΣ. Έτσι διασφαλίζουμε πως θα αποσταλούν δεδομένα στην ΑΑΔΕ όταν η επιχείρηση το επιλέξει.

Για την αποστολή δεδομένων με χρήση ΕΑΦΔΣΣ για την σήμανση παραστατικών, θα πρέπει οι σειρές που σημαίνονται (πχ Απόδειξη Λιανικής) να χαρακτηριστούν με βάση την κωδικοποίηση της ΓΓΠΣ (στο Πωλήσεις \ Διαχείριση \ Παραστατικά \ Κωδικοί Παραστατικών και στο Αγορές \ Διαχείριση \ Κωδικοί Παραστατικών). Σε αυτή τη διαδικασία θα πρέπει να υπάρξει η συμβολή του Λογιστή της επιχείρησης, καθώς οι χαρακτηρισμοί πρέπει να είναι απολύτως ορθοί δεδομένου πως η πληροφορία αυτή περιλαμβάνεται στα αρχεία που αποστέλλονται στην ΑΑΔΕ.

Στην περίπτωση περισσότερων του ενός σημείου έκδοσης παραστατικών που σημαίνονται από ΕΑΦΔΣΣ, μπορούμε να ορίσουμε τον Η/Υ που επιθυμούμε να συγκεντρώνει τα αρχεία και να αναλαμβάνει την αποστολή τους συγκεντρωτικά (πχ το Manager PC των καταστημάτων μιας επιχείρησης). Ο ορισμός του Η/Υ αυτού γίνεται από την παράμετρο «Κωδικός Master Ταμείου» που βρίσκεται στα Ταμεία (Ταμεία \ Διαχείριση \ Ταμεία ). Σε αυτήν συμπληρώνουμε το Master ταμείο σε κάθε Slave.

Παράδειγμα: σε μια εγκατάσταση με ταμεία τα POS0102 & POS0103 και με Manager PC καταστήματος το K0000, τα ταμεία θα πρέπει να έχουν το K0000 στην στήλη «Κωδικός Master Ταμείου».

Επιπλέον, στην περίπτωση αποστολής δεδομένων από ένα κεντρικό Η/Υ, θα πρέπει όλες οι ΕΑΦΔΣΣ που να είναι ορισμένες για την σήμανση παραστατικών στα ταμεία να οριστούν και στο προφίλ του κεντρικού Η/Υ (παράμετρος HW_HasFiscalSignatureDevice, HW_HasFiscalSignatureDevice1 κοκ στο Διαχείριση \ Επιλογές Εγκατάστασης \ ΧΧΧ Προφίλ Ταμείου \ Hardware \ ΕΑΦΔΣΣ  ).

Τέλος, απαραίτητη προϋπόθεση για ολοκλήρωση της αποστολής δεδομένων προς την ΑΑΔΕ, είναι η σωστή συμπλήρωση του ΑΦΜ στα στοιχεία της εταιρίας ή του υποκαταστήματος για το οποίο θα γίνει η αποστολή (το σύστημα ελέγχει πρώτα για στοιχεία σε αυτά του υποκαταστήματος με το οποίο κάναμε login και αν δεν βρει αναζητεί σε αυτά της εταιρείας).

• Παραμετροποίηση υπηρεσίας eSend

Παράμετροι:
/d:all – Όλες οι συσκευές
/d:f – Συσκευή καυσίμων
/d:0,1,2 – Αριθμός συσκευής 0,1,2
/d:f,1,2 – Συσκευή καυσίμων και 1,2

Άλλες επιλογές:

/service – Λειτουργία υπηρεσίας των Windows
/temp – Προσωρινή αποστολή
/noz – Χωρίς αναφορά Ζ
/notables – Χωρίς ενημέρωση πινάκων
/g – Ενημέρωση από όλα τα POS ανεξάρτητα branch (Global)
/nosend – Χωρίς αποστολή στην ΓΓΠΣ
/c:00 – Ορισμός εταιρίας 00
/b:001 – Ορισμός υποκαταστήματος 001
/r:POS00101 – Ορισμός κωδικού ταμείου POS00101
/duplicates – Διόρθωση διπλοτύπων Ζ
/missingz – Ανάκτηση Z που λείπουν
/sfilecheck – Έλεγχος πληρότητας αρχείoυ

• Διαδικασία αποστολής Δεδομένων στην ΑΑΔΕ (ESend)

Στο Διαχείριση \ Διασύνδεση ΑΑΔΕ \ Διαβίβαση Δεδομένων (ESend) βρίσκουμε το εργαλείο αποστολής αρχείων στην πλατφόρμα ESend της ΑΑΔΕ. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:

• Χωρίς Έκδοση Ζ: Επιλέγουμε μόνο αν επιθυμούμε αποστολή χωρίς την έκδοση Ζ (πχ αν έχουμε πάρει ήδη Ζ από τον Φορολογικό μας μηχανισμό και δεν χρειάζεται η διαδικασία αποστολής να ξανά εκδώσει)
• Αποστολή προσωρινών: Επιλέγουμε μόνο εφόσον επιθυμούμε να στείλουμε προσωρινό αρχείο πωλήσεων s.tmp αντί του s.txt που αποστέλλει η διαδικασία με το κλείσιμο της μέρας (έκδοση Ζ). Εξυπακούεται πως η επιλογή Αποστολή προσωρινών, σημαίνει πως δεν επιθυμούμε την έκδοση Ζ, οπότε και η σχετική επιλογή γίνεται αυτόματα.
• Χωρίς ενημέρωση πινάκων: Επιλέγουμε εφόσον έχει ήδη γίνει προηγούμενη προσπάθεια αποστολής ανεπιτυχώς (πχ διακοπή internet), οπότε και οι σχετικοί πίνακες της εφαρμογής δεν απαιτούν εκ νέου ενημέρωση με τις εγγραφές προς αποστολή. Στην περίπτωση που έχουμε ήδη ενημερώσει τους σχετικούς πίνακες, το να μην επιλέξουμε την συγκεκριμένη επιλογή δεν θα μας δημιουργήσει κάποιο πρόβλημα στα αρχεία προς αποστολή, αλλά απλώς θα ξανατρέξει η διαδικασία ενημέρωσης ξανά.
• Χωρίς αποστολή στην ΓΓΠΣ: Επιλέγουμε εφόσον επιθυμούμε να τρέξει όλη η διαδικασία χωρίς το τελικό βήμα που είναι η αποστολή των δεδομένων στην πλατφόρμα ESend (πχ για έλεγχο της ποιότητας και ακεραιότητας των αρχείων προς αποστολή.
• Όλες οι ΕΑΦΔΣΣ ή Επιλογή ΕΑΦΔΣΣ: Επιλέγουμε αν θέλουμε μαζική αποστολή δεδομένων από όλες τις ΕΑΦΔΣΣ ή αποστολή επιλεκτικά για κάποιον μηχανισμό.

Η αυτόματη αποστολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ των οριστικών εγγραφών S.txt (με την έκδοση Ζ) αλλά και των προσωρινών εγγραφών S.tmp (πριν την έκδοση  Ζ) βάση της συχνότητας που ορίζεται από τον server της ΑΑΔΕ, επιτυγχάνεται μέσω του iQom.AutoZSignature.exe και της σχετικής υπηρεσίας που θα το καλείται μέσω των windows services. Επί αυτού, δεν απαιτείται κάποια επιπλέον παραμετροποίηση καθώς διαβάζει το iQiosk.exe.config για να επιτευχθεί η σύνδεση με τη βάση δεδομένων του τερματικού από το οποίο θα γίνεται η αποστολή δεδομένων.

Τέλος, για τις εγκαταστάσεις που γίνεται σήμανση παραστατικών με χρήση ΕΑΦΔΣΣ, εγκαθίσταται η υπηρεσία iQom AutoZSignature. Στην αρχική τοποθεσία του RetailStudio τρέχουμε το αρχείο Install_SignatureService_RunAsAdmin.bat.

Αφού γίνει η εγκατάσταση, ενεργοποιούμε την υπηρεσία iQom AutoZSignature από τις Υπηρεσίες (Services.msc).

Απαιτήσεις λειτουργικού συστήματος

Η ελάχιστη έκδοση λειτουργικού συστήματος του σταθμού που θα κάνει την αποστολή δεδομένων (όχι των σταθμών που θα εκδίδουν παραστατικά από τις ΕΑΦΔΣΣ) είναι τα Windows XP Service Pack 3 (SP3), καθώς η ΑΑΔΕ απαιτεί πρωτόκολλο επικοινωνίας TLS1.2.

Απαίτηση σύνδεσης στο internet

Ο σταθμός που θα κάνει την αποστολή δεδομένων των ΕΑΦΔΣΣ, όπως και οι ΦΤΜ & ΑΔΗΜΕ θα πρέπει να βρίσκονται σε σύνδεση με το Internet ώστε να μπορούν να αποστείλουν δεδομένα στην ΑΑΔΕ.

Έλεγχος αποστολής δεδομένων στην ΑΑΔΕ

Ο έλεγχος της αποστολής δεδομένων στην ΑΑΔΕ μπορεί να  γίνει μέσα από την εφαρμογή RetailStudio είτε από την αναφορά «Αναφορά Αποστολής Ζ» στο «Διαχείριση \ Διασύνδεση ΑΑΔΕ \ Αναφορές \ Αναφορά Αποστολής Ζ» είτε από την οθόνη  «Εργασίες Διαχειριστή» από την Κατάσταση eSend.  Στην αναφορά «Αναφορά Αποστολής Ζ», εφόσον το πεδίο «Απεσταλμένο» είναι τσεκαρισμένο  και το πεδίο «Μήνυμα» περιέχει το ΟΚ για κάθε Ζ, σημαίνει ότι η αποστολή δεδομένων έχει γίνει επιτυχώς. Σε περίπτωση που η αποστολή είναι ανεπιτυχής θα εμφανίζεται το ανάλογο περιεχόμενο στο πεδίο «Μήνυμα».

Στην οθόνη «Εργασίες Διαχειριστή» στον έλεγχο ταμείων μπορούμε να δούμε την κατάσταση του eSend. Εφόσον η κατάσταση είναι πράσινη, σημαίνει ότι η αποστολή δεδομένων για όλους τους φορολογικούς είναι επιτυχής.

Σε περίπτωση που δεν είναι επιτυχής η αποστολή δεδομένων για έναν τουλάχιστον φορολογικό μηχανισμό, η ένδειξη θα είναι κόκκινη, όπως φαίνεται παρακάτω:

Πατώντας στην Κατάσταση eSend εμφανίζονται όλοι οι φορολογικοί μηχανισμοί που έχουν παραμετροποιηθεί να στέλνουν δεδομένα στην ΑΑΔΕ.

Υπάρχουν τρεις καταστάσεις eSend:

• Πράσινο χρώμα: Έχει γίνει επιτυχώς η αποστολή δεδομένων.
• Κίτρινο χρώμα: Εκκρεμεί η αποστολή δεδομένων, αλλά δεν έχει γίνει κάποια προσπάθεια αποστολής..
• Κόκκινο χρώμα: Η αποστολή δεδομένων είναι ανεπιτυχής και απαιτούνται ενέργειες. Στη περίπτωση αυτή εμφανίζεται το Ζ που έχει πρόβλημα, καθώς και ο λόγος που δεν μπορεί να διαβιβασθεί.

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου της αποστολής των Ζ μέσω eMail. Η παραμετροποίηση γίνεται στο «Διαχείριση \ Παράμετροι \ Επιλογές Εγκατάστασης \ Παράμετροι Εταιρίας \ Γενικές Παράμετροι \ eMail κατάστασης eSend», όπως φαίνεται στη παρακάτω εικόνα.

Με το κουμπί Test Mail μπορείτε να κάνετε δοκιμαστική αποστολή στο mail που έχετε δηλώσει.

Στο eMail για κάθε φορολογικό μηχανισμό εμφανίζονται ο σειριακός αριθμός, το τελευταίο Ζ που εκδόθηκε, η ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης και η κατάσταση αποστολής στην οποία βρίσκονται. Σε περίπτωση ανεπιτυχούς αποστολής των δεδομένων εμφανίζεται σχετικό μήνυμα σφάλματος, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επίσης, υπάρχει η αναφορά «Αναφορά Συνόλων Ε Αρχείων» στο «Διαχείριση \ Διασύνδεση ΑΑΔΕ \ Αναφορές \ Αναφορά Συνόλων Ε Αρχείων», όπου είναι δυνατή η σύγκριση των δεδομένων της εφαρμογής με τα δεδομένα που έχουν διαβιβασθεί στην ΑΑΔΕ.